Gestionarea fluxului de email-uri cu care majoritatea dintre noi trebuie să interacționăm zilnic, devine o provocare tot mai mare. Volumul de email-uri nu se diminuează pentru nimeni. Această “fiară scăpată de sub control” nu o poate băga nimeni înapoi în cușca sa.

Dacă faci parte din mica minoritate a oamenilor care în mod curent pot să își mențină doar un ecran al monitorului plin cu email-uri în marea majoritate a timpului (deoarece volumul de intrări este foarte mic, sau pentru că le procesezi curent și constant) sistemul tău este bun așa cum este. Dacă în mod regulat ai un volum mai mare de emailuri (sute, mii) care zac în inbox-ul tău, ești în pericolul de a deveni stresat și relativ insensibil față de sistemul tău de comunicare virtuală.

Datorită volumului și vitezei cu care mesajele apar, fiecare email are tendința să devină un demon unic cu o viață proprie. În esență email-ul nu este foarte deosebit de tăvița de intrări de pe birou sau de căsuță vocală – este pur și simplu o “cutie” pentru colectarea comunicării și a informațiilor ce intră si care trebuie să fie evaluate, procesate și organizate corespunzător. Controlarea email-ului presupune aceiași provocare precum gestionarea tăviței fizice – adeseori avem prea multe lucruri pentru care nu avem timpul sau energia necesară să le procesăm sau să le organizăm în momentul în care acestea apar. Așadar, email-ul poate deveni o mlaștină în care se adună atât elemente ,,îngrămădite”, sau ,,în așteptare” – privite, poate chiar citite, dar asupra cărora nu ai luat nici o decizie sau care nu sunt organizate eficient (am descoperit mai mult de 7.000 de email-uri în inbox-ul unui client și altele continuau să apară).

Marea provocare

Deoarece email-ul este un simplu recipient (inbox), acesta trebuie golit în mod regulat pentru a fi perfect funcțional. ”Golirea” nu presupune realizarea tuturor acțiunilor asociate acelor email-uri, ci presupune să iei decizii cu privire la acestea și să le organizezi în mod corespunzător. Aceeași procedură este valabilă și pentru orice alt recipient de colectare, indiferent dacă este tăvița de intrări, biroul sau telefonul tău. Acestea ar trebui să fie stații de procesare și nu coșuri de stocare. Deoarece informația dintr-un computer este semnificativ mai mare decât cea dintr-un dispozitiv audio sau dintr-o tăviță, golirea acesteia poate fi
o activitate deosebit de descurajatoare. Dar nu vei vedea lumina de la capătul tunelului dacă vei lăsa ca lucrurile să se adune acolo. Vei depune mai puțin efort pentru a începe în fiecare zi (sau tot la două zile) de la inbox zero decât să păstrezi toate lucrurile primite și acestea să se acumuleze neorganizat, iar apoi să fii nevoit de câte ori iți deschizi email-ul să le recitești și reanalizezi.

Principii de bază

Am văzut sute de metode unice la care oamenii au recurs pentru a-și organiza email-urile și majoritatea funcționează bine – atâta timp cât nimic nu este pierdut, inventarul nu continuă să crească, iar email- urile care presupun o acțiune sunt ușor vizibile. Iată câteva metode de bază care funcționează frecvent pentru toată lumea:

Utilizează butonul DELETE! Ușurința cu care aruncăm lucruri din recipientul de intrări fizic, nu pare să se transmită și în domeniul digital – probabil deoarece email-urile nu ocupă atât de mult spațiu fizic și sunt stocate cu ușurință undeva fără a fi la vedere.Totuși acestea ocupă spațiu în mintea noastră, iar ștergerea celor de care nu avem nevoie în momentul în care le vedem este crucială pentru a gestiona fluxul acestora. Dacă ai dubii, șterge-le. Dacă lași email-urile să se adune, trierea acestora este primul lucru pe care trebuie să îl faci. Uneori este mai ușor să cureți emailul apăsând butonul FROM pentru a le sorta în funcție de sursă – în acest fel poți șterge mai multe deodată. 

 

Arhivează! Folosește un sistem simplu de stocare pentru lucrurile pe care vrei să le păstrezi ca arhivă sau ca material de referință. Dacă ești una din persoanele “dacă sunt nehotărât, atunci păstrez”, este în regulă, dar nu îți umple Inbox-ul cu acestea. Concepe foldere de referințe în bara ta de navigare și mută acele email-uri acolo. Este mult mai ușor să le urmărești acolo, într-un folder pe care îl poți denumi, decât printre 500-1000 de email-uri din inbox. Iar funcția de căutare va putea să găsească cu ușurință orice, cu ajutorul unui singur cuvânt cheie. Evită să folosești foldere ascunse pe care trebuie să le deschizi pentru a accesa o informație. O simplă sortare în ordine alfabetică, după temă sau persoană – este de obicei suficient și ușor de accesat. Triază-le atunci când ai o fereastră de timp în care nu poți face altceva mai bun.

Rezolvă email-urile care durează sub 2 minute! Regula de 2 minute este crucială pentru organizarea email-urilor. Orice email de care te poți ocupa în mai puțin de două minute, dacă te vei ocupa vreodată de acesta, ar trebui rezolvat în momentul în care îl vezi. Îți va lua mai mult timp să îl citești, să îl închizi, să îl deschizi și să îl recitești decât să îl rezolvi exact atunci când l-ai văzut. Într-un mediu complex de comunicare, ca cel al email-urilor, nu ar fi ceva neobișnuit să ai tot la al treilea email unul care îți va lua mai puțin de două minute pentru a-l finaliza.

Organizează email-urile ce presupun o acțiune și un follow-up! Dacă ai șters, îndosariat și acționat asupra email-urilor ce nu îți iau mai mult de 2 minute, atunci vei rămâne numai cu două categorii (1) acelea care necesită mai mult de două minute pentru a fi rezolvate și (2) acelea care necesită un răspuns pe care trebuie să-l aștepți de la ceilalți. Un mod ușor de a deține controlul acestora este acela de a crea încă două foldere în bara de navigare – Acțiuni și În Așteptare iar apoi să le arhivezi corespunzător. Acestea ar trebui să fie remarcate cu ușurință față de celelalte foldere pentru referințe necesitând astfel să fie poziționate la începutul listei tale de foldere, acest lucru se poate realiza prin denumirea acestora cu anumite prefixe precum simbolul @ sau printr-o cratimă (orice îți va poziționa folderul la începutul listei).

Dacă ai șters, arhivat, finalizat sau ai sortat email-urile în foldere pentru Acțiuni, vei rămâne cu inbox zero. Cel puțin acum va fi mult mai ușor să analizezi și să evaluezi un inventar complet al muncii tale și vei observa că este mult mai ușor să te concentrezi asupra email-urilor sau asupra altor lucruri.

Photo:Shutterstock/Elena Elisseeva

 

David Allen is a productivity consultant who is best known as the creator of the time management method known as “Getting Things Done”.