Vă rog să țineți cont că acest articol conține câteva sugestii care se aplică pentru îndosarierea realizată manual într-un dulap cu ajutorul unui sistem de suport metalic ce permite dosarelor să stea pe verticală. Dacă spațiul tău nu permite un astfel de dulap, te încurajm să urmărești ghidul universal care se aplică tuturor materialelor de referință.

Unul dintre cele mai mari blocaje cu care m-am întâlnit lucrând individual cu manageri executivi în ultimii ani este cel al lipsei unui sistem al materialelor de referință ușor de utilizat și la îndemână.

Nu de puține ori, eu și clienții mei, am fost nevoiți să ne oprim în mijlocul procesului de coaching al fluxului muncii, să mergem la magazinul local pentru birotică și să cumpărăm un dulap de calitate pentru îndosariere, un stoc mare de dosare și un etichetator cu multă bandă autoadezivă – doar pentru a putea să avem un mediu adecvat unde să putem depozita 75% din lucrurile care zăceau pe masa de birou, pe dulapuri și pe podele.

Principiu de bază: Fiecare avem nevoie de un sistem personal și ușor accesibil pentru îndosarierea referințele generale. Ar trebui să îți ia mai puțin de 60 de secunde pentru a lua ceva din tăvița de intrări sau să tipărești un email, să decizi că nu este acționabil dar că este posibil să îți folosească în viitor și să termini prin a-l stoca într-un sistem de încredere. Dacă îți ia mai mult de un minut pentru a finaliza acea acțiune, nu o vei face – vei arunca undeva acea bucată de hârtie.

Dacă ai un asistent personal sau administrativ de încredere care îți păstrează sistemul în așa fel încât poți să lipești un bilețel pe document cu “Îndosariază ca și __” ,iar apoi să îl trimiți către el/ea, perfect. Dar întreabă-te dacă nu cumva mai ai materiale suport interesante sau confidențiale la care ai nevoie de acces în orice moment chiar și atunci când asistentul tău nu este prin preajmă. Dacă este așa, încă ai nevoie de propriul tău sistem în birou sau undeva chiar pe lângă acesta.

Crează un sistem de îndosariere alfabetic de la A la Z pentru referințe generale, nu sisteme multiple. Oamenii tind să dorească să își folosească dosarele din Sistemul de Referințe ca sistem de remindere, prin urmare încearcă să își organizeze dosarele în funcție de proiecte sau pe zone de interes. Acest lucru amplifică sentimentul de panică în momentul în care ai uitat unde ai îndosariat un document: sunt prea multe locuri în care ar putea fi. Un sistem simplu, alfabetic, unde se îndosariază totul în funcție de subiect, autor sau companie, reduce numărul de locații la trei sau patru (dacă ai uitat unde este). Sistemul de arhivare ideal folosește pentru arhivare un sistem computerizat de referințe încrucișate folosind baza de date care etichetează subiecte cu anumite fișiere specifice. Dacă nu ești încă acolo (cine e?), încearcă să creezi un sistem simplu alfabetic. De asemenea, este foarte ușor din punct de vedere vizual să folosești separatoare (A, B, C) astfel încât să fie foarte ușor să găsești dosare și să le arhivezi chiar dacă ești grăbit. Din același motiv este bine să utilizezi o etichetă pe exteriorul sertarelor (de exemplu ̋A-F ̋, ̋G-M ̋ etc). Există unele excepții când poți utiliza mai mult decât un singur sistem alfabetic, atunci când e vorba de grupuri foarte specifice de dosare care justifică o arhivare separată, de exemplu informații despre personal, informații financiare sau proiecte curente.

Păstrează tot timpul la îndemâna o rezervă de dosare goale pe care să le folosești când iți procesezi tăvița de intrări. Să fie aproape și labeler-ul. Dacă trebuie sa depui și cel mai mic efort pentru a eticheta și a îndosaria ceva nou, nu o s-o faci în tumultul vieții cotidiene.

Triază dosarele o dată pe an. Acest proces împiedică dosarele să devină prea voluminoase și pe tine să te simți ca și cum ai pune lucruri într-o gaură neagră. Îți oferă libertatea de a păstra tot ceea ce crezi că va fi util în viitor.

Oare chiar ai nevoie de dosare suspendate (acele dosare care se agață de șinele de pe margine)? Sunt mult mai puțin eficiente pentru a fi folosite în sistemul general de arhivare decât dosarele simple de hârtie care pot fi ținute vertical folosind sistemul de suport metalic din spatele sertarelor pe care îl au majoritatea dulapurilor de birou de calitate. Există doar rare cazuri când oamenii au nevoie să arhiveze manuale de utilizare sau alte materiale mai voluminoase în care sistemul de dosare suspendate este folositor.

Din nefericire majoritatea sertarelor de îndosariere a birourilor sunt concepute pentru dosare suspendate și multe dintre companii au adoptat dulapurile pentru îndosarierea laterală ca și standard al mobilei de birou. (Acestea sunt bune doar dacă scoți afară sârma și le folosești pentru a depozita produsele de birotică)

Dacă neapărat trebuie să folosești dosare suspendate, îți recomand să pui un singur dosar în fiecare dosar suspendat și să etichetezi dosarul de hârtie în locul dosarului suspendat. Aceasta face mult mai ușoară găsirea dosarelor și permite instalarea unui sistem alfabetic mult mai ușor de utilizat, fără a lupta cu suporți suspendabili prea aglomerați. De asemenea îți permite să iei dosarul la întâlniri, să îl păstrezi temporar pe biroul tău pentru proiectele în lucru și în general să te ocupi de el mult mai eficient.

Tipărește etichete pentru dosare! Nu am văzut niciodată o excepție de la următoarea regulă – toți
cei care mi-au urmat sfatul și au printat etichete pentru dosare cu ajutorul unui labeler au continuat să-l folosescă și și-au îmbunătățit serios sistemul referințelor generale. Nu știu de ce funcționează, știu doar că funcționează. Labeler-ele nu sunt ieftine (așteaptă-te să plătești cel puțin 50$), dar etichetele chiar schimbă percepția dosarelor în bine. Există și modele mai ieftine, dar vei pierde din viteză și calitate. Pentru un labeler recomand modelul cel mai ieftin, dar de bună calitate care să stea pe birou (mult mai ușor de utilizat decât cel portabil). Cumpărați casete cu role auto-adezive de culoare albă pe care să scrieți cu negru – sunt etichetele cel mai ușor de citit și le poți refolosi una peste cealaltă.

Nu lăsa niciodată sertarele să fie mai pline de 3/4 din capacitatea lor! Nimic nu creează rezistență la îndosariere
mai mare decât un sertar supraîncărcat. Acestea ar trebui să rămână suficient de goale încât să poți să adaugi sau să iei dosare din ele (și să poți face acest lucru fără să te rănești la degete!).

Fii pregătit sa constați că ai nevoie de mai mult spațiu de arhivare. Dacă ai avut dulapurile pline și ai descoperit cât de ușor este de folosit sistemul de mai sus pentru organizarea a tot felul de informații cu o potențială utilitate, posibil vei avea nevoie de mai mult spațiu. Fără nici o excepție, oamenii cu care lucrez își doresc mai mult spațiu în sertarele cu dosare. Ia decizia să triezi și să arhivezi dosarele care nu mai sunt de actualitate în altă locație și/sau fii pregătit să cumperi mai multe dulapuri. Ca și regulă, din experiența personală, aș sugera să ai la dispoziție patru sertare pentru sistemul tău cu materiale de referință.

Photo: GTD

David Allen is a productivity consultant who is best known as the creator of the time management method known as “Getting Things Done”.